Gerenciando com sucesso o processo de terceirização de consultoria

No mundo dos negócios, gerenciar o processo de sourcing de consultoria é frequentemente visto como uma tarefa assustadora, um quebra-cabeça intrincado, um labirinto de complexidades. Mas estamos aqui para mudar essa percepção e garantir que “gerenciar o processo de sourcing de consultoria” não precisa ser uma frase que induza revirar os olhos e suspiros exasperados.

“Oitenta e cinco por cento dos motivos do fracasso são deficiências nos sistemas e processos, e não no funcionário. O papel da gestão é mudar o processo, em vez de pressionar os indivíduos a fazerem melhor.” -W.Edwards Deming

Este processo pode ser abordado com simplicidade, clareza e confiança. E este guia completo é a sua receita para o sucesso, com uma pitada de preparação e uma colherada de estratégia inteligente.

Estamos aqui para mostrar que o processo de fornecimento de consultoria pode ser não apenas gerenciável, mas tão tranquilo quanto o bumbum de um bebê. Mais importante ainda, pode ser incrivelmente eficiente, orientando-o habilmente para longe das armadilhas comuns e direto para alcançar seus objetivos de consultoria.

Então, vamos embarcar juntos nessa jornada e transformar sua abordagem de “gerenciamento do processo de sourcing de consultoria” de uma tarefa temida em uma estratégia bem executada.

Gerenciando com sucesso o processo de terceirização de consultoria

As etapas envolvidas no gerenciamento do processo de sourcing de consultoria são muito semelhantes às de qualquer outra categoria. E neste guia abrangente, examinaremos mais de perto as etapas que mais criam valor. Então vamos começar!

#1. Defina suas necessidades

Definindo o escopo do seu projeto é uma etapa obrigatória no processo de RFP. Você precisa reunir uma equipe formada pelas principais partes interessadas e chegar a um acordo sobre os resultados esperados, o cronograma e o orçamento do projeto.

Mesmo que você esteja pensando em trazer recursos externos para liderar o projeto, os princípios sólidos do gerenciamento de projetos ainda se aplicam. Determine o problema real a resolver e os objetivos do projeto. Muitos projetos de consultoria falham porque o escopo é muito vago e amplo.

Deixe-os entusiasmados

Se você decidir trabalhar com consultores, estará interessado em suas habilidades analíticas, experiência ou excelentes competências de comunicação. Não desperdice o talento deles (e o seu dinheiro) em tarefas servis. Eles são mais bem empregados em projetos complexos onde podem fazer sua mágica.

Além disso, eles podem não estar interessados em trabalhar em projetos pequenos, e seu projeto pode descer na lista de prioridades. E pode não ser “boas notícias” no que diz respeito à qualidade e experiência.

Se você está procurando por outro par de armas ou processamento de dados, você pode preferir plataformas freelance como CoMatch, Catalent, TalMix ou mesmo redes como Eden McCallum. Você encontrará pessoas brilhantes prontas para assumir projetos muito pequenos ou trabalhos temporários.

Não tenha pressa (quando puder)

Às vezes é difícil traduzir os desafios e as necessidades do negócio em um projeto. Você pode não ter certeza se o projeto irá acontecer ou ter um escopo claro em mente. O RFI (pedido de informação) pode ser uma boa forma de recolher e alavancar informação.

Isso o ajudará a refinar sua abordagem para resolver o problema e desenvolver consenso dentro de sua organização. Também pode ser uma maneira inteligente de restringir o número de concorrentes em sua lista antes de iniciar o processo de RFP.

Certifique-se de dar uma chance justa a todas as firmas de consultoria que você contratou em sua RFI, para que sua empresa não seja vista apenas como uma selecionadora de cérebros.

Quando o escopo está claro, você pode adivinhar quantos consultores você precisa para o projeto. Você também pode pensar no valor esperado do projeto. Isso deve dar a você uma estimativa de quanto está disposto a pagar por esse projeto.

Formalize os elementos de uma solicitação de proposta

Muitas RFPs para consultoria são apressadas em seu desenvolvimento. Às vezes, os detalhes ou o contexto são insuficientes para compreender o problema comercial que você está enfrentando. Talvez alguns requisitos importantes estejam faltando ou a linguagem seja ambígua.

Você também pode ter omitido a estrutura comum de preços a ser seguida ou dado muito pouco tempo para os consultores candidatos responderem à RFI/RFP. Porém, o resultado é sempre o mesmo: é difícil para as consultorias enviarem uma proposta sólida, principalmente para as recém-chegadas.

A RFP será o documento de referência para os prestadores de consultoria que você convidar para a competição. Não se esqueça de incluir elementos no processo de RFP, como cronograma, critérios de escolha e requisitos. Isso ajudará os candidatos a se concentrarem em suas necessidades.

“Não me diga onde estão suas prioridades. Mostre-me onde você gasta seu dinheiro e eu lhe direi quais são.” –James W. Frick

 #2. Encontre os consultores certos

Com sua RFP em mãos, você pode começar a identificar os candidatos em potencial.

Adapte sua lista ao projeto

Observe atentamente o escopo do projeto, o orçamento e as políticas internas de aquisição para definir seus critérios de seleção para a lista restrita. Esteja atento ao seu tempo e adapte o tamanho da sua lista curta ao nível de prioridade e ao orçamento do seu projeto.

Quando você tem um cronograma muito apertado ou para pequenos projetos com impacto limitado no seu negócio, escolha uma pequena lista curta para que você possa gastar tempo suficiente na proposta e verificando as referências. Recomendamos não ir além de três provedores em potencial.

Para projetos maiores, você pode ampliar a primeira rodada (fase de briefing / proposta) para até dez firmas de consultoria (dependendo do projeto e das apostas), mas manter no máximo quatro a cinco empresas para a rodada final (fase de pitching).

Quando sua lista curta estiver pronta, entre em contato com seus fornecedores e verifique o interesse deles enviando sua RFP.

Confidencialidade segura

É sempre importante proteger suas informações confidenciais. Não hesite em fazer com que seus candidatos assinem um acordo de confidencialidade no início (mesmo na fase de RFI ou RFP) para proteger informações proprietárias e garantir que as empresas de consultoria não compartilhem os detalhes do seu projeto com seus concorrentes.

Se a proposta incluir colaboração e subcontratação, certifique-se de que um NDA vincule legalmente todos os contribuintes do projeto.

Se o seu projeto for particularmente confidencial, você deve até considerar trabalhar com uma empresa terceirizada, como Consulting Quest, que tratará do processo anonimamente. Eles manterão sua empresa e seu projeto confidenciais até a fase de pré-seleção.

Mantenha simples

A menos que você esteja lidando com um projeto multimilionário, não organize propostas extravagantes. Analisar propostas e ouvir as propostas dos consultores pode consumir muito tempo. Isso também desacelerará consideravelmente o seu projeto. Certifique-se de que seu processo de RFP esteja adaptado ao escopo e ao orçamento do seu projeto.

Se você tiver apenas um pequeno número de firmas de consultoria, ou se o projeto for especificamente complexo, convém organizar briefings para discutir os detalhes do projeto e certificar-se de que os consultores entenderam bem o que está em jogo.

Se você tiver um grande número de candidatos, uma RFP clara e pouco tempo disponível, basta enviar a RFP e avaliar as propostas escritas para identificar a mais promissora para a próxima etapa.

#3. Avalie as propostas escritas

Depois de receber as propostas, reserve um tempo para analisá-las com as outras partes interessadas. Esta é a próxima etapa no gerenciamento eficiente do processo de sourcing de consultoria.

Tenha sempre em mente o seu objetivo: maximizar as chances de sucesso do seu projeto. É preciso que os candidatos apresentem suas melhores propostas e, para isso, eles precisam entender muito bem o problema.

Nivelar o terreno, para que todas as empresas tenham uma chance justa na competição. É do seu interesse fazê-lo. Não hesite em explicar detalhadamente o histórico da sua empresa e o contexto da tarefa e reserve algum tempo para aprimorar os documentos de perguntas e respostas.

Avalie o ajuste com sua RFP

Certifique-se de que os candidatos responderam aos elementos mais importantes de sua RFP. Suas propostas devem ajudá-lo a responder às seguintes perguntas:

• O consultor entendeu nossos objetivos?
• As entregas respondem às nossas perguntas?
• Nós confiamos na abordagem proposta pelo provedor de consultoria?
• A equipe tem a experiência necessária?
• Este consultor é adequado para nós?
• O orçamento se encaixa no valor que esperamos?

Observe se há áreas cinzentas e possíveis mal-entendidos.

Identifique as propostas mais promissoras

Ao trabalhar com um grande grupo de fornecedores de consultoria, você deve se concentrar primeiro nas propostas mais promissoras para economizar tempo e energia. Você sempre pode baixar sua lista se não estiver satisfeito com seu primeiro lote.

Comece a classificar suas propostas com base em sua avaliação das propostas. Você pode usar essas cinco dimensões: objetivos, resultados, abordagem, experiência, adequação e orçamento.

Você também deve apontar as incertezas das propostas e articulá-las em questões. A lista de perguntas será a base para a sessão de pitch com os consultores mais promissores: uma excelente oportunidade para esclarecer a RFP, se necessário, e avaliar o ajuste com suas equipes.

#4. Selecione seu consultor ideal

Lembre-se também de que nem sempre os melhores consultores em entrega são os melhores em vendas e vice-versa. Em vez de colocar muita ênfase na aparência dos consultores no papel, dê-lhes a chance de convencê-lo e organize uma reunião onde possam apresentar sua proposta.

CONSULTE MAIS INFORMAÇÃO: 7 maneiras de trabalhar sempre com os melhores consultores – um guia definitivo (2023)

Defina seus critérios de seleção e seu orçamento

O primeiro passo é construir um conjunto de critérios. Comece com as dimensões que você definiu na RFP e adicione os elementos que podem não estar incluídos na RFP, como preço, adequação cultural, intimidade, etc. Depois de concordar com as dimensões, comece a priorizá-las.

Você também deve concordar sobre quanto valor espera do projeto e quanto está disposto a pagar. O preço é um parâmetro importante na escolha. Você deve sempre se certificar de que seu projeto tem um valor positivo para o dinheiro.

Nessa parte do processo, recomendamos trabalhar com as diferentes partes interessadas para obter a adesão e preparar o início do projeto com um compromisso.

Peça uma apresentação

É extremamente difícil (senão impossível) avaliar a química entre um determinado consultor e suas equipes no papel. Ao convidar empresas de consultoria para apresentar suas propostas, você tem a oportunidade de sentir o elemento humano em sua abordagem.

Durante as apresentações, você precisará manter vários objetivos em mente:

• Desafie a proposta central
• Certifique-se de que a equipe em campo tenha o conhecimento certo
• Entenda o preço
• Avalie a química com suas equipes

Após a apresentação, dê alguns dias aos consultores para revisarem suas propostas. Se você ainda não fez isso, agora é o momento certo para verifique as referências da consultoria e dos sócios responsáveis.

Tome sua decisão final

Volte para sua lista de critérios com a ordem de prioridades. Atribua um peso a cada critério e comece a classificar cada proposta nas diferentes dimensões. Assim que terminar, você pode calcular uma pontuação geral.

Por último, mas não menos importante, tente construir uma pontuação de consenso com os principais stakeholders. Contratar um provedor de consultoria é apenas um requisito para o sucesso do seu projeto. Outro requisito é obter a adesão das partes interessadas.

Ao construir consenso em torno da escolha da empresa de consultoria, você está trabalhando para facilitar o futuro do projeto e da equipe de consultoria.

#5. Negociar um contrato de consultoria

Depois de identificar a proposta mais promissora, a próxima etapa no gerenciamento do processo de sourcing de consultoria é a negociação. Assim como no processo seletivo, você precisa reunir o máximo de informações possível para aproveitar durante a negociação.

Prepare-se para sua negociação

Antes de mergulhar nos elementos-chave, reserve um tempo para se preparar para a negociação. O primeiro passo é chegar a um acordo sobre o que você deseja negociar. Com serviços intangíveis, quase todos os componentes das propostas são negociáveis. Você pode modificar qualquer coisa, desde o escopo até a composição da equipe e, claro, o preço.

Você também precisa ter em mente o valor geral do projeto em relação ao preço. Compreender a dinâmica da matriz de retorno o ajudará a definir a magnitude necessária da negociação.

Agora, veja também quanta liberdade você terá na negociação. Você tem uma vantagem na negociação? Ou suas mãos estão mais ou menos amarradas?

Por fim, coloque as pessoas certas na mesa com base no tamanho e na importância estratégica do projeto.

Tente antecipar o máximo possível como os consultores agirão para obter o melhor negócio. Nessa situação, o melhor negócio é quando ambas as partes obtêm um resultado positivo.

Negocie os elementos-chave

Quando você entra em uma negociação com dimensões múltiplas, a melhor alternativa aos conceitos de acordo negociado (BATNA) e zona de acordo possível (ZOPA) pode ser útil. Eles permitirão que você desenhe um pacote de negócios potenciais em diferentes dimensões.

Para construir este pacote, você precisará analisar como as mudanças no escopo ou na equipe afetarão o preço e, inversamente, identificar as compensações que você está disposto a aceitar. Se ainda precisar reduzir custos, você deve explorar outras oportunidades de economia, como despesas de viagem ou pessoal especializado.

Dê feedback aos consultores insatisfeitos

Não se esqueça de informar os consultores que perderam a licitação do projeto. Reserve um tempo para explicar por que eles não aceitaram o projeto e o que poderiam ter feito de diferente. Isso os ajudará a melhorar suas propostas para seu próximo projeto ou para seu próximo cliente.

Você também pode pedir a esses consultores que forneçam feedback sobre seu projeto. Isso pode trazer insights valiosos sobre como suas equipes gerenciar um projeto de consultoria e ajudá-lo a melhorar suas práticas.

#6. Desenhe o contrato

Depois de negociar os termos do acordo, você pode começar a redigir o contrato. Você pode trabalhar com um contrato de consultoria padrão ou com um contrato mestre de serviço (MSA) mais uma declaração de trabalho (SOW).

A última solução é particularmente interessante quando você trabalha regularmente com os mesmos fornecedores de consultoria. Recomendamos fortemente que você trabalhe com sua equipe jurídica para desenvolver seus próprios modelos de contrato.

Formalize suas expectativas

Mesmo que você trabalhe com um contrato de consultoria padrão, a declaração de trabalho é o primeiro elemento a ser incluído no contrato. Ele cobre o escopo do trabalho e as entregas, o cronograma e as fases, a governança e o procedimento de escalonamento e os resultados e métricas esperados.

O contrato é sempre a referência em caso de litígio. Você quer que os consultores se comprometam com os resultados do projeto, não com os meios.

Defina os Termos e Condições

Depois de descrever que trabalho será feito e como e quando, é hora de definir como os consultores serão pagos, o cronograma e as condições de pagamento devem estar claramente indicados no contrato, mesmo que você tenha optado por uma taxa fixa.

Se você trabalha com taxas por hora, taxas fixas ou taxas baseadas no desempenho, você deve incluir as condições para receber o pagamento e as possíveis salvaguardas para evitar descarrilamento.

Esclareça as regras

Dependendo do projeto e da empresa, algumas regras devem ser incluídas no acordo:

Confidencialidade – Esta cláusula deve estar sempre presente em um contrato de consultoria. Muitos projetos incluem informações confidenciais sobre a estratégia ou os produtos da empresa.

Uso de terceiros - Muitas empresas de consultoria trabalham com subcontratados ou fazem parceria com outras empresas em projetos.

Propriedade intelectual - Acompanhar as informações e os modelos desenvolvidos durante o projeto e esclarecer a titularidade no contrato.

Políticas do cliente (como gestão da informação e segurança) –Os consultores devem cumprir todas as regras.

Conflito de interesses e não competição – Em alguns projetos, você pode querer garantir que os consultores não terão nenhum conflito de interesses ou não venderão a metodologia que desenvolveram para você para a concorrência.

Prepare-se para o pior

Como disse Lao Tzu: “Antecipe o difícil gerenciando o fácil”. Você deve integrar cláusulas que cubram os problemas mais prováveis que você pode encontrar se o projeto der errado em seu contrato. A resolução do problema, se e quando ocorrer, será muito mais fácil de gerenciar.

#7. Gerenciar um projeto de consultoria

Quando você está comprando serviços, e em particular serviços intangíveis como consultoria, a maior parte do trabalho vem após o processo de aquisição ter terminado. Você deve monitorar e gerenciar os resultados do projeto, mas também o próprio projeto. Na verdade, os projetos de consultoria raramente acontecem conforme o planejado.

Organize-se para gerenciar seu projeto

Gerenciar um projeto de consultoria é, antes de mais nada, gerenciar um projeto. Os mesmos princípios se aplicam. Para maximizar as chances de sucesso de seu projeto, você precisará gerenciar estes três elementos:

Stakeholders - Isto é Gerenciamento de Projetos 101. Alinhe as partes interessadas para garantir que apoiarão o projeto e colaborarão com a equipe do projeto e os consultores.

Projeto - Você precisa implementar as melhores práticas de gerenciamento de projetos: definir o plano de trabalho, esclarecer as funções e responsabilidades e estabelecer uma governança clara com um comitê gestor.

Mudar - Sempre óbvio, mas geralmente esquecido, o gerenciamento de mudanças é um fator chave de sucesso para projetos de consultoria. Antecipe a resistência à mudança das equipes impactadas pelo projeto e defina estratégias para lidar com cada situação.

Monitore o desempenho

Não espere até o final do projeto para avaliar o desempenho e compartilhar seus resultados com os consultores. As razões para o baixo desempenho podem ser múltiplas e simultâneas.

Pode vir da empresa de consultoria (capacidades, habilidades, experiência, pessoal, etc.) ou de suas próprias equipes (baixa prioridade, pessoal, etc.). De qualquer forma, o melhor é conversar com a consultoria para discutir e entender o problema e encontrar soluções juntos.

Gerenciar o Contrato

Ao trabalhar com consultores, você também precisa possibilitar um relacionamento produtivo. Primeiro, você terá que acompanhar as mudanças no projeto que podem afetar o escopo, a equipe, o cronograma ou eventos imprevistos.

Quando essas alterações forem substanciais, você deverá considerar alterar o contrato. Em qualquer caso, acompanhe as alterações nas atas dos comitês diretores. Para projetos muito grandes, considere organizar uma revisão formal no meio do projeto.

Você pode cobrir tanto as mudanças na declaração de trabalho quanto a qualidade do resultado. Isso não deve impedi-lo de consultar regularmente a empresa de consultoria para antecipar possíveis falhas no escopo e no cronograma do projeto e permitir que seu fornecedor resolva o problema.

Considere a consultoria como sua parceira com um objetivo comum: o sucesso do seu projeto. Seja inflexível quanto à qualidade dos resultados. Dê-lhes feedback sobre seu desempenho e visibilidade nos pagamentos.

#8. Conclua o projeto

Agora, a última etapa do gerenciamento eficaz do processo de sourcing de consultoria envolve a conclusão do projeto.

Antecipe e prepare-se para quando o consultor partir

Talvez você tenha se preparado para a transição desde o início (em outras palavras, em sua RFP) e incluído o plano de transição e check-ins regulares nas entregas. Se não for esse o caso, certifique-se de prepare-se para quando o consultor sair.

Depois de decidir em quais recomendações você irá agir, você deve organizar como irá agir. Você também deve considerar a transferência de conhecimento, em particular, se o projeto implementou uma nova organização ou tecnologia. Você deve definir este plano com o consultor disponível.

Prepare a avaliação de desempenho da empresa de consultoria, reunindo as informações coletadas junto com o projeto.

Não hesite em rescindir o contrato

Às vezes, os projetos de consultoria precisam ser fechados mais cedo do que o esperado. Muitas mudanças podem acontecer entre o momento em que você decide trabalhar com os consultores e o final dos projetos de consultoria.

O contexto pode mudar, assim como a equipe de gestão. Se for esse o caso, continuar o projeto como está pode ser uma perda de energia e dinheiro. Sempre encontre maneiras de adaptar o escopo às suas necessidades e rescinda o contrato se for necessário, se as consequências forem aceitáveis.

Feche o projeto de forma limpa

Seja qual for o motivo para encerrar o projeto antecipadamente, não se apresse. Aproveite o tempo para analisar o impacto da rescisão e a probabilidade de sucesso de outro projeto de consultoria.

Prepare também o que comunicar às suas equipes envolvidas no projeto. Nesse ponto, você deveria ter pago ao prestador de consultoria com base na entrega e acumulado o orçamento até o final do projeto.

Mantenha as últimas notas fiscais em sua mesa até ter certeza de que o projeto foi entregue na íntegra. Isso lhe dará força suficiente para voltar e terminar o projeto.

Quando você achar que o projeto está encerrado e as faturas aprovadas para pagamento, você pode reservar um tempo para informar aos consultores sobre seu desempenho no projeto.

Pensamento final

Executar um processo de sourcing estruturado e altamente eficaz é essencial para objetivar a seleção do melhor consultor e manter em perspectiva o sucesso do projeto.

Compreender os riscos associados e o potencial de poupança em cada etapa é fundamental. Surpreendentemente, a maioria dos executivos não tem uma visão clara de onde se concentrar na criação de maior valor.

5 dicas para executivos ocupados

• A competição saudável é a melhor maneira de superar informações assimétricas.
• Monte uma equipe multifuncional para garantir que você obtenha o conhecimento certo em cada etapa do processo.
• Use os critérios de seleção para apoiar a seleção dos consultores certos para suas necessidades.
• Formalize suas expectativas em termos contratuais.
• Gerencie o projeto para transformar o potencial em valor real para sua organização.